La elaboración del Plan de Empresa se estructura en 8 etapas:
Etapa 1.
Definición de la Misión de la empresa
La primera etapa en la elaboración de un proyecto
empresarial debe ser la definición del propósito último de la empresa o del
negocio y su Misión.
Probablemente la respuesta más rápida para estas
cuestiones se refiera a la generación de beneficios, o a la rentabilidad
económica, pero esta respuesta es sólo parcialmente correcta ya que si la
empresa no vende sus productos o servicios, es decir no tiene clientes no puede
generar ingresos.
El
objetivo último del negocio o de la empresa respondería a la pregunta: ¿Para
qué queremos crear esta actividad?. Este fin último puede ser único o múltiple:
rentabilizar una inversión, autoempleo, dar un servicio necesario a la
sociedad, etc.
Podríamos
definir la Misión de toda empresa, grande o pequeña como la de:
"satisfacer determinadas necesidades o deseos de ciertos grupos de
personas (consumidores o clientes) que, en conjunto, forman sus mercados".
Etapa 2. Análisis Externo
El objetivo de esta etapa es el análisis detallado del entorno en el que se va a desarrollar la actividad de la empresa, incluyendo el análisis de todas las fuerzas económicas que intervienen. Los factores que afectan al entorno general (o macroentorno) pueden ser de diferente tipo:
El objetivo de esta etapa es el análisis detallado del entorno en el que se va a desarrollar la actividad de la empresa, incluyendo el análisis de todas las fuerzas económicas que intervienen. Los factores que afectan al entorno general (o macroentorno) pueden ser de diferente tipo:
•
Jurídicos y legales.
•
Políticos.
•
Económicos
•
Demográficos.
•
Tecnológicos.
•
Sociales y culturales.
• Etc.
Estos
factores pueden condicionar el desarrollo futuro de los mercados, y pueden
brindar oportunidades de negocio, o bien constituir unas amenazas que pueden
hacer fracasar el proyecto empresarial.
Etapa 3. Análisis Interno
En
principio, esta es una etapa que tiene una especial trascendencia para las
empresas en funcionamiento, pero que tampoco se debe desdeñar en proyectos de
nueva creación, no sólo por lo que supone de reflexión interna, sino también
por la importancia que puede tener para mostrar los puntos fuertes de la oferta
empresarial. En cualquier caso, el análisis debe ser crítico y centrarse
también en las debilidades del proyecto o empresa, de manera que queden claros
los posibles obstáculos internos al logro de los objetivos.
Etapa 4.
Síntesis DAFO
Como
consecuencia del análisis realizado en las dos etapas anteriores (externo e
interno), debe realizarse un Diagnóstico de la Situación, con el fin de poder plantear
las líneas básicas de actuación y los objetivos estratégicos del negocio. Este
diagnóstico se puede realizar de diversas maneras, y una de las más comúnmente
aceptadas es la utilización de la denominada Síntesis DAFO. El DAFO es un
instrumento de gestión que, de forma resumida, permite dar una idea muy clara y
rápida sobre la situación interna del proyecto de la empresa (mediante la
descripción de las debilidades y fortalezas) y sobre el entorno en el que
desarrolla su actividad (amenazas y oportunidades que existen para la empresa).
El
nombre de este mecanismo lo constituyen las iniciales de los cuatro conceptos
que intervienen en su aplicación:
•
Debilidades: son aquellas características propias de la empresa o del proyecto,
que constituyen obstáculos internos al logro de la misión o de los objetivos
iniciales.
•
Amenazas: nos referimos a aquellas situaciones que se presentan en el entorno
de la empresa y que podrían afectar negativamente las posibilidades de
conseguir estos objetivos generales.
• Fortalezas:
las fortalezas o puntos fuertes son las características propias de la empresa o
proyecto de empresa que facilitan o favorecen el logro de los objetivos
iniciales.
•
Oportunidades: son aquellas situaciones que se encuentran en el entorno de la empresa
y que podrían favorecer el logro de los objetivos.
Etapa 5. Líneas Estratégicas y Objetivos
Como
consecuencia de la Síntesis DAFO, se podrán definir con precisión las líneas
estratégicas y los objetivos de la empresa o negocio a alcanzar dentro de la
esfera de acción que determina la misión. Si tras la Síntesis DAFO sigue
pensándose que el proyecto puede ser viable, se deben fijar las líneas
estratégicas, partiendo de la base del diagnóstico realizado en la Etapa 4.
Ello supone el establecimiento de un conjunto de decisiones, que se traducirán
en acciones, para el conjunto de la empresa, con horizonte temporal de varios
años. También, aquí se deben fijar los objetivos generales de la organización
sobre la base de los cuales se van a diseñar los diferentes planes. Los
objetivos deben ser claros y concretos, cuantificados, fechados, indicando el
responsable de su realización.
Etapa 6. Plan de Actuación
Una vez
establecidos los fines estratégicos y objetivos de la empresa, deben
concretarse los Planes de Actuación, es decir, la planificación táctica y
operativa que nos permitirá alcanzar las metas previstas. El Plan de Actuación
debe tener un horizonte temporal de al menos 3 años, aunque pueda hacerse un
especial hincapié en el primer año y dar una visión general de los dos
siguientes. Un elemento importante a tener en cuenta es que el plan debe ser
dinámico, es decir que una vez realizado, algunos condicionantes internos o
externos pueden requerir modificaciones al mismo y, en cualquier caso, una vez
puesto en marcha conviene volver a estudiarlo y reescribirlo actualizándolo al
menos de forma anual, incorporando las experiencias adquiridas y añadiendo un
año más en el horizonte de planificación, de manera que siempre contemple 3
años.
Etapa 7.
Calendario de Implantación
Es
importante que el empresario establezca las actividades a realizar para poder
implantar su proyecto de empresa y cumplir los objetivos que en él se
contemplan. Deben incluirse las actividades o acciones más relevantes en el
desarrollo de una compañía y la fecha en que se prevé que sucedan, así como el
responsable de la realización de cada actividad. Se recomienda que se indiquen
las fechas de forma concreta, y en el caso de empresas de nueva creación,
contemplando los meses a partir del inicio de cualquier gestión relacionada la
actividad empresarial.
Etapa 8. Viabilidad y Conclusiones
En esta
última etapa del Plan de Negocio pueden contemplarse varios aspectos:
8.1.
Coherencia del Plan Se trata de comprobar la adecuación externa del plan, en el
sentido de que los objetivos de venta son alcanzables en el mercado
seleccionado. La adecuación interna, supone que las acciones programadas pueden
realizarse, permiten alcanzar los objetivos y están coordinadas entre las
distintas áreas de la empresa (compras, operaciones, ventas, cobros, etc.).
8.2.
Viabilidad del Plan Es un resumen de los resultados previstos poniendo de
manifiesto la Rentabilidad Económica (Cuenta de Resultados) y la posibilidad
financiera del plan (Inversiones - Financiación y Tesorería).
